Ehrenamtszyklus: Ehrenamtliche begleiten und langfristig binden
Ehrenamtliche zu gewinnen, ist nur der erste Schritt. Damit Menschen sich im Verein gut aufgehoben fühlen und langfristig engagiert bleiben, brauchen sie klare Aufgaben, eine strukturierte Einarbeitung, passende Entwicklungsmöglichkeiten und regelmäßige Wertschätzung.
Der Ehrenamtszyklus nimmt die gesamte Zusammenarbeit mit freiwillig Engagierten in den Blick. Er reicht von den organisatorischen Voraussetzungen und der Bedarfsanalyse über Ansprache, Einstieg und Begleitung bis hin zu Entwicklung, Anerkennung und dem Abschluss des Engagements.
Die zehn Schritte helfen euch dabei, die Rahmenbedingungen für ehrenamtliches Engagement im Verein zu prüfen und gezielt weiterzuentwickeln.
Der Ehrenamtszyklus macht sichtbar, wie Vereine Engagierte Schritt für Schritt begleiten können: vom ersten Interesse über den Einstieg und die weitere Entwicklung bis hin zum Ende des Engagements. Die vier Phasen umfassen insgesamt zehn konkrete Schritte für die Vereinsarbeit.
Eine engagementfreundliche Organisationskultur bildet die Grundlage für gute Rahmenbedingungen und eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen. Schaffe im Verein eine Haltung, in der freiwilliges Engagement ausdrücklich gewünscht, unterstützt und wertgeschätzt wird.
Berücksichtige dabei unterschiedliche Lebenssituationen, Erwartungen und zeitliche Möglichkeiten. Eine feste Ansprechperson für Ehrenamtliche kann helfen, Anliegen zu bündeln, Informationen weiterzugeben und Engagement im Verein gezielt zu koordinieren.
Worauf es ankommt:
• Ehrenamt als festen Bestandteil der Vereinsarbeit verstehen.
• Zuständigkeiten und Ansprechpersonen festlegen.
• Unterschiedliche Formen und Umfänge des Engagements ermöglichen.
• Gemeinsam mit Mitgliedern überlegen, wie Engagement im Verein gestaltet werden kann.
Passendes Material:
Checkliste: Engagementfreundliche Organisationskultur (pdf)
Bevor neue Ehrenamtliche angesprochen werden, sollte der Verein klären, welche Aufgaben anfallen, wie sie aktuell besetzt sind und wo Unterstützung benötigt wird. Eine Übersicht macht sichtbar, welche Tätigkeiten bereits abgedeckt sind und wo Lücken bestehen.
Für offene oder künftig zu besetzende Aufgaben helfen klare Aufgabenprofile. Sie sollten die Tätigkeit, den zeitlichen Umfang, wichtige Anforderungen und die Unterstützung durch den Verein beschreiben.
Schaut außerdem auf die vorhandenen Ressourcen: Sind die bereits Engagierten mit ihren Aufgaben zufrieden? Möchten sie sich mehr, weniger oder anders einbringen? Gibt es Mitglieder oder Personen aus dem Vereinsumfeld, die Interesse an einer Aufgabe haben könnten?
Worauf es ankommt:
• Aufgaben und aktuelle Zuständigkeiten erfassen.
• Offene und künftig benötigte Tätigkeiten erkennen.
• Realistische Aufgabenprofile erstellen.
• Zeitaufwand, Anforderungen und Unterstützung benennen.
• Vorhandene Engagierte nach Wünschen und Ressourcen fragen.
• Mögliches Engagementpotenzial im Verein und Vereinsumfeld berücksichtigen.
Passendes Material:
• Checkliste: Bestands- und Bedarfserfassung im Motorsportverein (pdf)
• Hinweise: Aufgabenprofile erstellen (pdf)
• Beispiel: Aufgabenprofil Trainer (pdf)
• Beispiel: Aufgabenprofil Jugendwart (pdf)
• Muster: Aufgabenprofil im Verein (docx)
• Befragung: Zufriedenheit eigenes Engagement (pdf)
• Befragung: Interesse an Ehrenamt im Motorsportverein (pdf)
Sind Aufgaben und Bedarf geklärt, geht es darum, passende Personen anzusprechen. Das können Mitglieder, Eltern, Angehörige oder Menschen aus dem Umfeld des Vereins sein, die hilfreiche Kenntnisse aus Sport, Beruf, Familie oder Hobby mitbringen.
Eine persönliche Ansprache in entspannter Atmosphäre ist oft besonders wirkungsvoll – zum Beispiel nach dem Training, bei Vereinsfesten, in der Vereinsgaststätte oder am Rand von Wettkämpfen. Wichtig ist, nicht nur Unterstützung einzufordern, sondern zu zeigen, was die Person im Verein erleben und bewirken kann.
Stellt die Aufgabe klar und realistisch vor. Ein aktuelles Aufgabenprofil sollte beantworten:
- Worum geht es?
- Wie viel Zeit wird benötigt?
- Welche Kenntnisse oder Voraussetzungen sind wichtig?
- Welche Unterstützung und Einarbeitung gibt es?
- Mit wem wird zusammengearbeitet?
- Welche Gestaltungsmöglichkeiten bestehen?
Auch die Erwartungen und Wünsche der interessierten Person sollten im Gespräch berücksichtigt werden. Aufgaben müssen nicht starr vorgegeben sein, sondern können – soweit möglich – an Fähigkeiten, Interessen und zeitliche Möglichkeiten angepasst werden.
Was ein Ehrenamt attraktiv machen kann:
- Gemeinschaft erleben und den Verein mitgestalten.
- Eigene Fähigkeiten und Erfahrungen einbringen.
- Neues lernen und sich weiterentwickeln.
- Kontakte und Netzwerke aufbauen.
- Die eigene Sportart aktiv unterstützen.
Was bei typischen Bedenken hilft:
- „Ich weiß nicht, was auf mich zukommt.“
Eine klare Aufgabenbeschreibung und die Möglichkeit zum Kennenlernen oder zur Hospitation geben Orientierung. - „Ich traue mir das nicht zu.“
Einarbeitung, Begleitung und ein schrittweiser Einstieg schaffen Sicherheit. - „Ich habe zu wenig Zeit.“
Flexible Aufgaben, zeitlich begrenzte Projekte oder Tandemlösungen erleichtern das Engagement. - „Ich komme aus der Aufgabe nicht mehr heraus.“
Befristete Aufgaben, klare Absprachen und regelmäßige Gespräche schaffen Verbindlichkeit und Flexibilität.
Am Ende des Gesprächs sollten die nächsten Schritte und die wichtigsten Absprachen gemeinsam festgehalten werden.
Je nach Aufgabe können zusätzlich formale Vereinbarungen oder Nachweise erforderlich sein. Insbesondere bei Tätigkeiten mit Kindern und Jugendlichen können Regelungen zum Schutz und zur persönlichen Eignung zu beachten sein. Dafür stehen folgende Materialien zur Verfügung:
Passendes Material:
Ein guter Einstieg gibt neuen Ehrenamtlichen Sicherheit und erleichtert ihnen, ihre Aufgabe selbstständig zu übernehmen. Stellt ihnen den Verein, ihre Aufgabe, wichtige Abläufe und die zuständigen Ansprechpersonen vor.
Hilfreich sind vorhandene Unterlagen der bisherigen Amtsinhaberin oder des bisherigen Amtsinhabers. Wenn eine direkte Übergabe nicht möglich ist, können der Vorstand oder erfahrene Teammitglieder die wichtigsten Informationen bündeln und die Einarbeitung begleiten.
Worauf es ankommt:
• Aufgaben, Zuständigkeiten und Abläufe erklären.
• Ansprechpersonen und Kommunikationswege benennen.
• Wichtige Unterlagen und Materialien übergeben.
• Schrittweise in die Tätigkeit einführen.
• Nach den ersten Einsätzen Feedback einholen.
Passendes Material:
Checkliste: Strukturierte Einarbeitung neuer Freiwilliger (pdf)
Aus- und Weiterbildungen vermitteln das notwendige Wissen für die jeweilige Aufgabe – zum Beispiel für den Erwerb oder die Verlängerung einer Lizenz. Sie sollten aber auch persönliche Entwicklung ermöglichen und Ehrenamtliche auf neue Verantwortungsbereiche vorbereiten.
Der DMSB und seine Regionalstrukturen bieten verschiedene Qualifizierungen an, unter anderem für Sportwarte, Trainerinnen und Trainer sowie Vereinsmanagerinnen und Vereinsmanager. Gut geschulte Ehrenamtliche stärken die Vereinsarbeit und verbessern das Angebot für Mitglieder.
Worauf es ankommt:
• Notwendige Qualifikationen und Lizenzvoraussetzungen klären.
• Passende Aus- und Weiterbildungen ermöglichen.
• Auch persönliche und soziale Kompetenzen weiterentwickeln.
• Erfahrene Ehrenamtliche auf neue Aufgaben und mehr Verantwortung vorbereiten.
• Teilnahme organisatorisch und – soweit möglich – finanziell unterstützen.
Passendes Material:
Nachweis über die Teilnahme an einer Qualifizierungsveranstaltung (pdf)
Weiterführende Informationen:
• DMSB Academy: Aus- und Weiterbildungsangebote
• Ausbildung zum DOSB-Vereinsmanager
• DOSB-Traineraus- und -fortbildung
Ehrenamtliche wünschen sich Anerkennung und Respekt. Da ihr Einsatz im Motorsportverein unterschiedliche Formen annimmt und von verschiedenen Motiven getragen wird, sollte auch die Wertschätzung persönlich und vielseitig sein. Eine gelebte Anerkennungskultur stärkt das Miteinander und trägt dazu bei, dass Menschen gerne engagiert bleiben.
Anerkennung kann im Alltag durch ein persönliches Dankeschön, ehrliches Feedback oder die Möglichkeit zur Mitgestaltung sichtbar werden. Auch öffentliche Ehrungen, Auszeichnungen, gemeinsame Veranstaltungen oder die Übernahme von Weiterbildungskosten können passende Formen der Wertschätzung sein. Mit der DMSB-Ehrenurkunde können Vereine langjähriges und besonderes ehrenamtliches Engagement offiziell würdigen.
Traditionelle Ehrungen richten sich häufig nach der Dauer einer Funktion und den Ehrungsordnungen des Vereins oder Verbands. Ergänzend können Vereine weitere Formen entwickeln, die konkrete Leistungen würdigen und zukünftiges Engagement motivieren.
Worauf es ankommt:
• Glaubwürdigkeit: Die Anerkennung muss zur Person und ihrer Leistung passen.
• Nachvollziehbarkeit: Kriterien und Anlässe sollten verständlich sein.
• Stetigkeit: Anerkennung sollte regelmäßig und nicht nur zum Abschied erfolgen.
• Angemessenheit: Die Form sollte zum Anlass passen und zeitnah erfolgen.
• Vollständigkeit: Gleichwertige Leistungen sollten unabhängig von Person oder Funktion berücksichtigt werden.
• Offenheit: Ehrungen und ihre Kriterien sollten transparent kommuniziert werden.
Passendes Material:
Checkliste: Formen der Anerkennung freiwilligen Engagements (pdf)
Weiterführende Informationen:
Mit der DMSB-Ehrenurkunde können Vereine langjähriges und besonderes ehrenamtliches Engagement offiziell würdigen:
Schritt 7: Engagement auswerten
• Wie erleben Engagierte ihre Aufgabe und die Zusammenarbeit im Verein?
Schritt 8: Entwicklungsmöglichkeiten schaffen
• Welche Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten gibt es?
Schritt 9: Aufgaben und Anforderungen anpassen
• Passen Aufgaben, Anforderungen und zeitlicher Umfang noch zur Situation der engagierten Person?
Gerade in kleinen Vereinen mit begrenzten Ressourcen lassen sich die Schritte des Ehrenamtszyklus gut über regelmäßige Entwicklungs- und Feedbackgespräche umsetzen. Diese bieten Raum zur Reflexion, ermöglichen die Klärung von Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten und erlauben eine flexible Anpassung von Aufgaben.
Wichtig ist, Freiräume und Auszeiten frühzeitig abzusprechen und bei Bedarf zu gewähren, so bleibt die Freude am Engagement erhalten. Über- oder Unterforderung sollte vermieden werden, da sie die Motivation freiwillig Engagierten gefährden kann.
Passendes Material:
• Leitfaden: Entwicklungs- und Feedbackgespräche mit Freiwilligen im Motorsportverein (pdf)
Irgendwann endet jedes ehrenamtliche Engagement – etwa durch berufliche Veränderungen, einen Umzug oder neue Lebensumstände. Der Verein sollte diesen Schritt bewusst und wertschätzend gestalten.
Die investierte Zeit, das Engagement und der persönliche Einsatz verdienen Anerkennung. Ein Abschlussgespräch, ein persönliches Dankeschön, eine Urkunde oder eine öffentliche Würdigung bei einer Jahreshauptversammlung oder einem Vereinsfest können dafür einen passenden Rahmen schaffen.
Besprecht außerdem, ob und wie der Kontakt bestehen bleiben soll. Vielleicht möchte die Person weiterhin zu Vereinsveranstaltungen eingeladen werden oder sich zu einem späteren Zeitpunkt – eventuell in einer anderen Aufgabe – wieder engagieren.
Worauf es ankommt:
• Den Abschied frühzeitig und gemeinsam vorbereiten.
• Das Engagement persönlich und angemessen würdigen.
• Einen passenden Rahmen für die Verabschiedung wählen.
• Einen Tätigkeits- oder Engagementnachweis anbieten.
• Möglichkeiten für weiteren Kontakt oder einen späteren Wiedereinstieg offenhalten.
Passendes Material:
• Checkliste: Verabschiedung und Kommunikation des Weggangs Ehrenamtlicher (pdf)
• Formular: Engagementnachweis (pdf)
• Leitfaden: Abschlussgespräche mit Freiwilligen (pdf)
Den Ehrenamtszyklus im Verein überprüfen
Der Ehrenamtszyklus hilft euch dabei, die Zusammenarbeit mit freiwillig Engagierten systematisch zu betrachten. Mit der Stärken-Schwächen-Analyse könnt ihr prüfen, welche Bereiche in eurem Verein bereits gut funktionieren und wo Verbesserungspotenzial besteht.
Passendes Material:
Beratungsordner
Materialien zum Ehrenamtszyklus
Der Beratungsordner bündelt die Materialien zu den zehn Schritten des Ehrenamtszyklus. Dazu gehören Checklisten, Aufgabenprofile, Gesprächsleitfäden, Befragungen und Nachweise sowie die Stärken-Schwächen-Analyse zur Einschätzung der Zusammenarbeit mit freiwillig Engagierten.
Lade den vollständigen Beratungsordner herunter und prüfe gemeinsam im Verein, welche Bereiche bereits gut funktionieren und wo ihr die Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen weiterentwickeln möchtet.
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